Цифровая зрелость. Что скрывается за общим баллом?

istockphoto.com

Не так давно в России появился новый термин — цифровая зрелость. Эксперт ВШГУ Президентской академии Александр Черкавский предлагает связывать оценку зрелости с конкретными ограничениями управленческих процессов и решениями по их устранению.

Один симптом — разные решения

Представим два ведомства. В обоих документы согласуются в электронной форме, поручения зарегистрированы, сроки контролируются. Однако доклады регулярно возвращаются на доработку.

В первом ведомстве руководителю приходится собирать переписку и опрашивать сотрудников. В нашем условном примере выясняется, что исполнители по-разному понимают требования к результату. Здесь следует уточнить критерии подготовки и проверки докладов, а причины возвратов начать фиксировать так, чтобы их можно было анализировать.

Во втором ведомстве история исполнения уже доступна в связанных данных. В докладах повторяются ошибки в данных, поступающих из другой системы. Проверка обнаруживает несогласованные справочники: одни и те же объекты обозначены по-разному. Приоритетом становится согласование данных и правил обмена.

По скорости передачи документов эти ведомства могут выглядеть одинаково. Между тем причины доработок и необходимые действия различаются. Поэтому руководителю нужна оценка, позволяющая выбрать, что именно менять в работе.

От требований — к управленческому решению

В аналитическом материале по результатам исследования Президентской академии в интересах Аппарата Правительства Российской Федерации Александр Черкавский предложил следующую логику: связать требования к цифровому процессу с проверяемыми данными и показателями, составить профиль зрелости и использовать его для выбора изменений. Задачи цифровизации документооборота, исполнения поручений и контроля исполнительской дисциплины определены постановлением Правительства РФ от 8 мая 2025 года № 629.

В основе подхода — цифровой документ как набор управленческих данных, сопровождающих решение и его исполнение. Связи между задачами, участниками, событиями и результатами нужны сотрудникам для контроля, анализа и подготовки решений.

Зрелость означает, что такая работа стала устойчивой практикой: данные формируются в ходе исполнения, ответственные поддерживают их качество, а руководители регулярно используют их при принятии решений. Оценка показывает, насколько эта практика воспроизводится при работе с разными задачами. Достоверные данные помогают обосновать решение; изменить порядок работы и добиться результата должны руководители и исполнители.

Семь направлений проверки

Автор выделил семь направлений, по которым предлагается оценивать цифровые процессы.

Охват цифровым документооборотом. Сколько видов документов уже включено в цифровой документооборот и какую долю от их общего числа это составляет.

Качество цифрового документа. Полны ли обязательные данные, известна ли актуальная версия, можно ли однозначно связать документ с задачей и результатом.

Совместимость систем и порядок ведения реестров. Сохраняются ли смысл и связи при передаче данных, используются ли согласованные справочники и идентификаторы.

Производительность управленческого цикла. Где возникают задержки и повторные согласования, сколько времени занимает работа, как часто доклады возвращаются на доработку.

Организация работы с данными. Кто отвечает за их качество, по каким правилам данные описывают, обновляют и используют для анализа.

Риски и соблюдение требований. Подтверждены ли статусы исполнения записями о действиях, можно ли восстановить историю изменений и обнаружить нарушения.

Экономический эффект. Сколько труда требуют повторный ввод, ручная сверка и дублирующие запросы; сокращаются ли эти затраты после изменений. Высвобождение времени следует оценивать отдельно от бюджетной экономии, учитывая расходы на внедрение и поддержку.

Почему важен профиль

Ответы по семи направлениям формируют профиль зрелости. Он показывает, какие элементы процесса уже развиты, а какие ограничивают работу. Например, ведомство может наладить быстрый обмен между системами, сохранив ошибки в передаваемых данных. При усреднении показателей это различие легко потерять.

«По одному общему баллу нельзя решить, что менять в ведомстве. Если задержки вызваны качеством данных, ускорение согласования документов эту проблему не устранит», — поясняет Александр Черкавский.

Сводная оценка показывает динамику. Для выбора мероприятий нужен анализ отдельных показателей и причин отклонений. Наличие искусственного интеллекта само по себе также не свидетельствует о зрелости процесса: для его использования нужны качественные, связанные данные.

Как использовать данные самого процесса

Основой расчёта должны стать данные системных журналов, возникающие в ходе исполнения: действия сотрудников, изменения статусов, данные реестров и журналов информационных систем. Анкеты и экспертные оценки могут дополнять эту основу.

Автоматический расчёт требует регистрации необходимых событий, полноты и сопоставимости данных. Если показатель рассчитать нельзя, сначала нужно выяснить причину. Записи могут отсутствовать, находиться в другой системе или существовать без связи с нужной задачей. В этих случаях нужны разные действия: организовать регистрацию, обеспечить доступ, связать данные или исправить ошибки.

Что руководитель получает от такой оценки

Автор определил семь направлений оценки, назначение профиля и роль сводного показателя. Для применения предстоит разработать модель уровней зрелости и методику расчёта: определить формулы, источники данных и правила интерпретации результатов.

После этого ведомство сможет зафиксировать исходное состояние, выбрать изменения и проверить их результат. В нашем примере одно ведомство будет оценивать, уменьшилось ли число возвратов после уточнения требований к докладам; другое — сократилось ли количество ошибок после согласования справочников. Так оценка зрелости приобретает управленческий смысл: помогает направлять усилия туда, где установлена причина затруднения, и проверять, устранена ли она.